Главная / Кейсы /

Выбор участников пилотного внедрения прототипа Базы знаний

Выбор участников пилотного внедрения прототипа Базы знаний

В 2018 году специалисты «ГИС-Профи» реализовали проект на стыке целого ряда дисциплин и направлений: менеджмента организации, бизнес-консалтинга, HR и IT. Для ПАО «ТРК» (входит в ГК «Россети») была разработана Концепция корпоративной системы управления знаниями (СУЗ), учитывающая особенности деятельности предприятий ТЭК, первоочередные и стратегические потребности компании в области управления знаниями.

С подробным описанием проекта можно ознакомиться на сайте «ГИС-Профи». Данный же кейс посвящен одной из частных задач, неверное решение которой могло бы повлиять на исход всего проекта.

Исходная ситуация

Управление знаниями (англ. Knowledge Management) – важное направление в менеджменте современной организации. При этом ценность знаний заключается не только в их наличии, но и в эффективном использовании. Организовать работу на таком уровне позволяют системы управления знаниями – комплекс инструментов (не только IT!), позволяющих сохранять, распространять и повторно использовать корпоративный опыт.

«Томская распределительная компания» (ПАО «ТРК») одной из первых среди ДЗО Группы компаний «Россети» включилась в работу по созданию СУЗ. Разработку Концепции корпоративной системы управления знаниями доверили специалистам «ГИС-Профи».

Что нужно было учесть еще до начала проекта?

  • Отраслевую специфику деятельности и системы управления (энергетика).
  • Наличие больших объемов плохо структурированной информации, с которой сотрудникам ПАО «ТРК» приходится работать ежедневно.
  • Сложную организационную структуру компании и наличие территориально удаленных филиалов.
  • Необходимость соответствия результатов проекта Программе инновационного развития и иным стратегическим документам ПАО «ТРК».

Какая сложная задача возникла по ходу проекта?

Согласно техническому заданию, разработка Концепции корпоративной системы управления знаниями предусматривала пилотное внедрение прототипа Базы знаний (обязательного модуля СУЗ) – цифровой технической библиотеки «ГИС-Профи». Однако в ТЗ не было определено требований к численности и составу участников «пилота».

Команде проекта предстояло решить эту задачу, ответив на следующие вопросы:

  • В каком подразделении / подразделениях ПАО «ТРК» целесообразно проводить пилотное внедрение?
  • Как определить оптимальную для получения объективных результатов численность участников?
  • Какие методы контроля дадут наиболее полное представление о результатах «пилота»?

Поиск недостающей информации

Для решения этой задачи не хватало информации о бизнес-процессах, связанных с инновационной деятельностью ПАО «ТРК». По запросу «ГИС-Профи» Заказчик смог предоставить только самые общие данные, поскольку как таковым описанием бизнес-процессов в компании никто не занимался. При этом было установлено, что ключевую роль в управлении инновационной деятельностью в ПАО «ТРК» играет не только Отдел технологического развития и инноваций, но и Научно-технический совет, в состав которого входят руководители ведущих подразделений компании.

Поскольку одной из задач разработки корпоративной СУЗ является оптимизация бизнес-процессов, при выборе участников пилотного внедрения бралась во внимание не только текущая ситуация с управлением инновационной деятельностью (ИД), но и идеальная, включающая:

  • планирование ИД;
  • организацию ИД;
  • мотивирование ИД;
  • контроль ИД.

Варианты решения

При подготовке пилотного внедрения прототипа Базы знаний команда проекта рассматривала три возможных стратегии:

  • внедрение прототипа Базы знаний (ЦТБ «ГИС-Профи») во всех подразделениях ПАО «ТРК»;
  • внедрение прототипа Базы знаний (ЦТБ «ГИС-Профи») в Отделе технического развития и инноваций;
  • внедрение прототипа Базы знаний (ЦТБ «ГИС-Профи») в подразделениях, участвующих в бизнес-процессах по инновационной деятельности (члены НТС).

Для принятия окончательного решения каждая из стратегий подверглась подробному анализу и получила оценку на основании таких критериев, как численность участников «пилота», степень их вовлеченности в процессы управления инновационной деятельностью, осведомленность в вопросах управления знаниями и скорость получения результатов.

Выбор оптимального решения

Внедрение ЦТБ «ГИС-Профи» во всех подразделениях ПАО «ТРК» предполагало бы включение в состав участников пилотного внедрения большого числа сотрудников ПАО «ТРК» (общая численность персонала компании 1600 человек), не задействованных на предыдущих этапах выполнения проекта. Отсутствие общего понимания необходимости СУЗ и, вероятно, низкая мотивация к участию в пилотном проекте с высокой долей вероятности привели бы к проблемам с получением обратной связи от участников «пилота», необъективности отзывов и затягиванию сроков пилотного внедрения.

Внедрение ЦТБ «ГИС-Профи» в Отделе технического развития и инноваций представлялось более перспективным с точки зрения мотивации и понимания необходимости СУЗ, в том числе, и для управления инновационной деятельностью. Тем не менее, малая численность отдела (2 человека) не позволила бы говорить об репрезентативности выборки по результатам пилотного внедрения.

Внедрение ЦТБ «ГИС-Профи» в подразделениях, участвующих в бизнес-процессах по инновационной деятельности (члены НТС), позволило бы обеспечить достаточную численность участников пилотного проекта, репрезентативность и объективность данных. При этом состав участников не был бы излишне завышенным, а значит, получить обратную связь и интерпретировать результаты пилотного внедрения можно было бы в сжатые сроки. К тому же, наличие понимания и мотивации к участию в процессах по инновационному развитию ПАО «ТРК», в том числе к разработке корпоративной СУЗ для управления инновациями, предполагал внимательное и ответственное отношение к изучению функциональных и содержательных возможностей прототипа Базы знаний и полноценную обратную связь.

Анализ преимуществ и недостатков каждого из вариантов стратегии проведения пилотного внедрения позволил остановиться на наиболее эффективном и показательном – внедрении ЦТБ «ГИС-Профи» в подразделениях, участвующих в бизнес-процессах по инновационной деятельности, представленных членами Научно-технического совета ПАО «ТРК».

Результаты внедрения

Пилотное внедрение прототипа Базы знаний реализовалось путем предоставления участникам тестового корпоративного доступа к ЦТБ «ГИС-Профи». Индикатором целесообразности использования данного продукта в качестве одного из модулей СУЗ стала оценка уровня удовлетворенности участников пилотного проекта функциональной и содержательной сторонами веб-ресурса на основании опыта его использования.

Для этого использовались два метода контроля – заполнение опросников участниками и анализ статистики заходов и поисковых запросов с корпоративной учетной записи ПАО «ТРК».

Оценка производилась по ряду критически важных направлений:

  • качество контента;
  • логичность структуры разделов;
  • эффективность работы поисковой системы;
  • возможность относительно быстрого осуществления доработок;
  • простота интеграции на рабочие ПК сотрудников ПАО «ТРК»;
  • соответствие профессиональным потребностям сотрудников ПАО «ТРК».

Общий срок выполнения пилотного внедрения составил 16 дней.

По итогам анализа сформирован список необходимых доработок, которые должны быть произведены до внедрения Базы знаний в опытно-промышленную эксплуатацию.

На основе разработанной Концепции (модели СУЗ) корпоративной системы управления знаниями и результатов пилотного внедрения прототипа Базы знаний была предложена «дорожная карта» разработки и внедрения СУЗ.

Комплексная оценка каждого из направлений позволила сделать вывод о целесообразности использования ЦТБ «ГИС-Профи» в качестве основы для будущей Базы знаний при оперативном устранении ряда незначительных недостатков и внедрении дополнительного функционала.

27.08.2019
Просмотров: 77
Недавние посты
Решение реальных задач
27.08.2019
Определение оптимального состава СУЗ
27.08.2019
Выбор участников пилотного внедрения прототипа Базы знаний
27.08.2019
Определение и прогнозирование уровня технологического развития...
Узнайте, какой формат сотрудничества поможет решить задачи, стоящие перед Вашей компанией!