Главная / Кейсы /

Определение оптимального состава СУЗ

Определение оптимального состава СУЗ

Управление знаниями (англ. Knowledge Management) – относительно новое направление в менеджменте организации. В качестве отдельной дисциплины оно оформилось в 1990-е годы и заняло уверенные позиции в управлении современной компанией.

Потребность в сохранении и повторном использовании корпоративных знаний наиболее остро ощущается в отраслях, характеризующихся высокой инновационной активностью, высокой стоимостью новых разработок и ценой возможных ошибок. Первопроходцами в этой области за рубежом стали Royal Dutch Shell, General Electric, E.ON, BP plc, Schlumberger, ConocoPhillips Inc. и др. В России первыми осознали важность системной работы с корпоративными знаниями «Росатом», «Лукойл» и «Сбербанк».

В 2018 году компания «ГИС-Профи» приступила к разработке концепции корпоративной системы управления знаниями для ПАО «ТРК», одного из ДЗО Группы компаний «Россети». С подробным описанием проекта можно ознакомиться на сайте «ГИС-Профи». В этом кейсе будет рассмотрена одна из наиболее интересных задач – определение оптимального состава СУЗ.

Исходная ситуация

ПАО «Томская распределительная компания» обеспечивает передачу и распределение электроэнергии на всей территории Томской области. В распоряжении компании находятся 19200 км линий электропередачи, 3200 подстанций общей мощностью 3,9 ГВА. По численности персонала – 1600 человек – «ТРК» является самым маленьким филиалом ПАО «Россети». Тем не менее, в этом ДЗО в одном из первых осознали потребность в корпоративной системе управления знаниями, включающей организационные, методические и IT-инструменты для работы с корпоративным опытом.

Что нужно было учесть еще до начала проекта?

Приступая к разработке концепции СУЗ, учитывающей потребности и проблемы конкретной компании, команда «ГИС-Профи» брала во внимание следующие факторы.

  • Достаточно сложную организационную структуру компании, включающую пять производственных отделений, сеть департаментов, управлений и отделов.
  • На момент старта проекта для сбора и хранения корпоративных знаний в «ТРК» использовали центральный сетевой ресурс – хранилище документов с удаленным доступом по локальной корпоративной сети. Главные недостатки – отсутствие единых правил отбора, систематизации и актуализации информации, из-за чего ресурс даже получил неофициальное наименование «файловая помойка».
  • Как и для всех компаний энергетической отрасли, в случае с «ТРК» цена человеческой ошибки и потери ценных корпоративных знаний может быть слишком высокой.
  • Особенности технологических и бизнес-процессов в электросетевых компаниях обуславливают длительный срок введения в профессию как руководителей, так и рабочего персонала.

Какая задача возникла по ходу проекта?

Изучив зарубежный и российский опыт построения корпоративных систем управления знаниями, команда проекта пришла к выводу, что состав модулей системы управления знаниями (модель СУЗ) должен подбираться для каждой компании индивидуально. Только так можно закрыть все потребности по генерации, сбору, хранению, систематизации, использованию и распространению знаний.

Использование готовых, неадаптированных моделей, с успехом работающих в других компаниях, может привести к печальным последствиям. Истории Knowledge Management известны такие случаи. Так, аутсорсинговая компания Engico (Италия) планировала внедрить у себя корпоративную систему управления знаниями автоконцерна Ford, однако переговоры обернулись неудачей. Попытку воссоздать аналогичную систему также ждал провал: на протяжении четырех лет разработанное ПО то и дело отправляли на доработку, но из-за крайне слабой работы с персоналом эта СУЗ так и не заработала.

Чтобы подобная ситуация не произошла в ПАО «ТРК», специалисты «ГИС-Профи» приняли решение разрабатывать индивидуальную модель СУЗ, включающую оптимальный и достаточный набор инструментов.

При решении этой задачи был выделен ряд подзадач:

  • определение текущих потребностей ПАО «ТРК» в управлении знаниями и потребностей «на перспективу»;
  • проведение мониторинга имеющихся в распоряжении специалистов «ТРК» инструментов для управления знаниями с выявлением причин, почему они не работают;
  • определение минимально необходимого базового состава СУЗ с целью оперативной разработки и внедрения СУЗ и закрытия потребностей «ТРК».

Поиск недостающей информации

Решение этой задачи требовало максимально полной и подробной картины в области управления знаниями в «ТРК». В первую очередь, нужны были ответы на вопросы:

  • Какие знания нужны компании?
  • Какими информационными ресурсами располагает компания и как они используются?
  • Существуют ли «пробелы» в знаниях, необходимых для работы? Каким образом они устраняются?
  • Какие каналы передачи и распространения знаний используются в компании?
  • Что мешает распространению знаний в компании?

В поисках ответов на эти вопросы команда проекта провела аудит знаний в двух форматах – анкетирование и интервьюирование. Участники аудита знания отбирались таким образом, чтобы обеспечить хотя бы одного представителя от каждого подразделения «ТРК», где будет внедряться СУЗ. В анкетировании приняли участие 41 человек, в интервьюировании – 10 человек (из числа руководителей подразделений).

Аудит знаний позволил выявить ключевые проблемы «ТРК», связанные с поиском необходимой информации, разрозненностью имеющихся корпоративных знаний, отсутствием формализованного описания порядка выявления, сбора, систематизации и обмена ими. Кроме того, в компании отсутствуют четко установленные связи с внутренними и внешними экспертами. Все обращения, как правило, основаны либо на иерархии должностей («спрошу у начальства»), либо на личных симпатиях и знакомствах. Также результаты аудита знаний показали, что рационализаторская, изобретательская и инновационная деятельность не пользуются большим интересом у сотрудников «ТРК», что связано с многочисленными бюрократическими трудностями (оформление документов) и отсутствием достаточной мотивации.

Таким образом, проблемы затрагивают практически все основные процессы управления знаниями, как то:

  • выявление знаний;
  • сбор знаний;
  • систематизация знаний;
  • использование знаний;
  • распространение знаний;
  • генерация новых знаний.

Результаты аудита знаний позволили сформулировать требования к будущей корпоративной СУЗ и сделать обоснованный выбор инструментов.

Варианты решения

Изучение опыта российских и зарубежных компаний-первопроходцев в области Knowledge Management позволило команде проекта выделить наиболее популярные инструменты для управления корпоративными знаниями, такие как:

  • разнообразные базы знаний (корпоративный сетевой ресурс, единый корпоративный портал, электронная библиотека компании, сервисы вопросов и ответов и т.п.);
  • банки идей («копилка идей», «центр инноваций», предложения сотрудников, конкурсы инновационных идей и т.п.);
  • сообщества экспертов / профессионалов / практик (системы рейтинга специалистов, установление горизонтальных связей между сотрудниками и подразделениями);
  • корпоративные социальные сети;
  • практика извлеченных уроков;
  • внутреннее обучение;
  • наставничество;
  • совместная работа с контентом.

Не секрет, что системы управления знаниями компаний-лидеров в этой области зачастую имеют сложный состав и структуру, связанные с размерами компании, ее стратегией и сложностью бизнес-процессов. Проанализировав этот опыт, специалисты «ГИС-Профи» пришли к выводу, что в основе СУЗ для «ТРК», имеющей относительно небольшую численность персонала и достаточно компактное расположение на территории одного региона, должна лежать более простая и понятная модель.

Выбор оптимального решения

Оптимальная модель СУЗ для ПАО «ТРК» должна отвечать следующим условиям:

  • помогать решению стратегических целей и задач компании;
  • решать выявленные в ходе аудита знаний проблемы;
  • объединять лучшее от разных моделей;
  • обеспечивать относительно короткие сроки разработки и внедрения.

Таким образом, «ТРК» была предложена трехмодульная СУЗ, включающая следующие модули:

  1. Сообщество практик – комплекс программных и методических (описывающих принципы работы) инструментов для формирования экспертных групп по критически важным для Заказчика направлениям, организации совместной работы и обмена опытом, привлечения к выполнению проектов и внедрению рационализаторских предложений персонала с наиболее подходящими компетенциями;
  2. База знаний – единое систематизированное информационное хранилище кодифицированных (формализованных) корпоративных знаний, распределенных в соответствии с типологией документов и иных видов и форм знаний на определенные разделы, обеспечивающее доступ к нужной информации и распространение знаний в режиме «Единого информационного окна»;
  3. Банк идей – веб-площадка для автоматизации процессов подачи и внедрения рационализаторских предложений, разработки проектов документов, идей и т.д., предоставляющая инструменты для совместной генерации новых корпоративных знаний.

Всего 3 модуля, включающие достаточный набор инструментов, удовлетворяют вышеуказанным условиям и закрывают потребности ПАО «ТРК» по всем процессам управления знаниями (см. рис. 1).

Рис. 1. Трехмодульная система управления знаниями
Рис. 1. Трехмодульная система управления знаниями

Результаты

Когда видно цель, можно планировать дальнейшие действия. Обосновав выбор модулей, специалисты «ГИС-Профи» представили «дорожную карту» разработки и внедрения корпоративной СУЗ ПАО «ТРК», предусматривающую 7 этапов.

Разработанная Концепция СУЗ (модель СУЗ) впоследствии станет идеологической основой для создания комплекса методических и программных инструментов для управления знаниями.

27.08.2019
Просмотров: 285
Недавние посты
Решение реальных задач
27.08.2019
Определение оптимального состава СУЗ
27.08.2019
Выбор участников пилотного внедрения прототипа Базы знаний
27.08.2019
Определение и прогнозирование уровня технологического развития...
Узнайте, какой формат сотрудничества поможет решить задачи, стоящие перед Вашей компанией!